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Hinweise zur Datenverarbeitung

Hinweise zur Datenverarbeitung
(zur Erfüllung der Informationspflichten, die sich bei Erhebung personenbezogener Daten aus Art. 13 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie § 50 des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG) ergeben)
 
1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des Datenschutzbeauftragten
Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:

Verantwortlicher:
Polizeiakademie Hessen, vertreten durch den Präsidenten der HPA, Schönbergstr. 100, 65199 Wiesbaden, Deutschland, Telefon: 0611/9460-0, Elektronische Post: hpa@polizei.hessen.de.
Der Datenschutzbeauftragte der Polizeiakademie Hessen ist unter der o.g. Anschrift bzw. unter datenschutz.hpa@polizei.hessen.de erreichbar.
 
2. Besondere Hinweise zum Onlinebewerbungsverfahren
2.1 Verschlüsselung
Bei jedem Dialog über Webseiten des Internetangebotes der hessischen Polizei, der personenbezogene Daten enthalten kann, wird automatisch eine kryptografische Ende-zu-Ende-Verschlüsselung eingesetzt. Hierbei findet die Tansport Layer Security (TLS 1.2) Technologie zum Schutz der Übertragung Ihrer persönlichen Daten Verwendung.
Soweit Ihr Browser diese Form der Verschlüsselung unterstützt, sind Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Übermittlung hierdurch geschützt.
2.2 Übermittlung von Daten
Die persönlichen Daten werden bei der Polizeiakademie Hessen (HPA), dem Präsidium für Technik, Logistik und Verwaltung (PTLV) sowie bei der Hessischen Zentrale für Datenverarbeitung und ausschließlich zum Zweck des konkreten Bewerbungsverfahrens und einer ggf. daraus resultierenden Einstellung auf Datenträger gespeichert, verarbeitet und verwendet.
Eine Datenweitergabe an Stellen außerhalb der hessischen Polizei findet nur nach Erteilung eines ausdrücklichen Einverständnisses statt.
2.3 Cookies
Ein Cookie ist eine winzige Textdatei, die es einer Website ermöglicht, einen Browser nach einem ersten Besuch wiederzuerkennen. Cookies werden beim Schließen des Browsers in einer Textdatei auf dem Computer abgelegt und beim nächsten Aufruf des Webservers wieder aufgerufen.
Jeder User kann über die Browser Optionen selbst entscheiden, ob und welche Cookies er zulassen, blockieren oder löschen möchte!
Cookies werden zur Sitzungssteuerung nur im Bereich unserer personalisierten Dienste (Selbstcheck und Onlinebewerbung) eingesetzt.
Zur Nutzung unseres personalisierten Dienstes (Onlinebewerbung) ist es erforderlich, dass Sie unsere Cookies akzeptieren.
 
3. Erhebung personenbezogener Daten (Art und Zweck)
3.1 Im Rahmen der Bewerbung werden folgende Daten erhoben (Daten, die auch im Zuge des Onlinebewerbungsverfahrens erhoben werden, sind mit einem Sternchen* gekennzeichnet):
- Anrede, Vorname(n), Nachname (ggf. Geburtsname),*
- Geburtsdatum und -ort,*
- Geschlecht,*
- Aktuelle Anschrift* sowie ggf. weitere Wohnanschriften innerhalb der letzten 10 Jahre,
- Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk),*
- Aktuell gültige E-Mail-Adresse,*
- Staatsangehörigkeit sowie ggf. weitere Staatsangehörigkeit, bei Bewerberinnen und Bewerbern aus Nicht-EU-Staaten die Daten des Aufenthaltstitels,*
- Vorhandener bzw. angestrebter Schulabschluss,*
- Ggf. vorhandene abgeschlossene Berufsausbildung,*
- Größe und Gewicht,*
- Angestrebter Einstellungstermin,*
- Ggf. erfolgte Beratung bei einer Einstellungsberatung der Polizei Hessen,*
- Bewerbungen und/oder Dienstzeiten bei anderen Polizeien,
- Ggf. bestehende oder abgeschlossene strafrechtliche Ermittlungsverfahren,
- Finanzielle Situation,
- Letztes Schulzeugnis,
- Lebenslauf,
- Bei Bewerbung für die Sportfördergruppe Sportart und Kaderzugehörigkeit,
- Ggf. in den polizeilichen Informationssystemen vorhandene Daten.
3.2 Im Rahmen des Eignungsauswahlverfahrens werden folgende Daten erhoben:
- Die in den jeweiligen Bestandteilen des Testverfahrens erreichten Ergebnisse,
- Die Dokumentation der im kommunikativen Testteil eingesetzten Bewerterinnen und Bewerter,
- Das Ergebnis der polizeiärztlichen Tauglichkeitsuntersuchung (siehe hierzu Ziffer 3.6) und die Dokumentation von in diesem Zusammenhang festgestellten Körpermodifikationen (z.B. Tattoos, Piercings, Brandings, Fleshtunnels).
3.3 Nach erfolgreich durchlaufenem Eignungsauswahlverfahren werden folgende Daten erhoben:
- Geburts- oder Abstammungsurkunde,
- Soweit im Einzelfall erforderlich die Einbürgerungsurkunde,
- Schwimmnachweis,
- Auskunft aus dem Fahreignungsregister,
- Schulabschlusszeugnis,
- Fahrerlaubnis Klasse B,
- Abfrage der Studienortwünsche,
- Ggf. Abfrage, ob ein Direkteinstieg in die kriminalpolizeiliche Laufbahn gewünscht wird,
- Ggf. beim Hessische Landeskriminalamt und dem für den aktuellen Wohnsitz sowie ggf. einen Wohnsitz innerhalb der letzten zehn Jahre örtlich zuständigen Landeskriminalamt verfügbare Daten,
- Aktueller Auszug aus dem Bundeszentralregister,
- Im Einzelfall ggf. Daten aus den nachrichtendienstlichen Informationssystemen.
3.4 Unmittelbar vor der Einstellung werden folgende Daten erhoben:
- Ggf. vorhandene Daten in den polizeilichen Informationssystemen.
3.5 Im Rahmen einer ggf. gesonderten Überprüfung der charakterlichen Eignung werden folgende Daten erhoben:
- Im Rahmen der charakterlichen Eignungsprüfung werden ggf. Akten von Polizei- und Bußgeldbehörden, Staatsanwaltschaften und Gerichten beigezogen.
- Sofern diese Prüfung schon vor dem Eignungswahlverfahren erfolgt, werden die entsprechenden Daten (vgl. Ziffer 3.3, letzte drei Spiegelstriche) schon zu diesem Zeitpunkt erhoben.
3.6 Erhebung gesundheitsbezogener Daten
Gesundheitsbezogene Daten werden grundsätzlich erst durch den Polizeiärztlichen Dienst im Rahmen der Tauglichkeitsuntersuchung am zweiten Tag des Eignungsauswahlverfahrens erhoben. Die Hinweise zur dortigen Datenverarbeitung werden daher im direkten Zusammenhang mit der Erhebung unmittelbar durch den Polizeiärztlichen Dienst ausgehändigt.
Nach Abschluss der polizeiärztlichen Untersuchung erhält das Eignungsauswahlzentrum vom Polizeiärztlichen Dienst lediglich das Tauglichkeitszeugnis mit dem Untersuchungsergebnis (tauglich / untauglich unter Angabe der Gründe).
3.7 Sonstiges
Ergänzende sich ggf. aus den eingereichten Bewerbungsunterlagen ergebende weitere Daten.

Die Erhebung der Daten erfolgt,
- um Ihre Bewerbung bearbeiten zu können,
- um Sie als (ggf. wiederholte/r) Bewerberin/Bewerber identifizieren zu können,
- um eine Zuverlässigkeitsüberprüfung Ihrer Person durchzuführen.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Bewerbung hin und ist nach Art. 88 DSGVO in Verbindung mit
§ 23 Hessisches Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG) zu den genannten Zwecken für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich.
 
4. Speicherung personenbezogener Daten (Zweck und Verwendung), Löschfristen
4.1 Speicherung personenbezogener Daten von nicht eingestellten Bewerberinnen und Bewerbern
Die Speicherung der im Rahmen der Bewerbung erhobenen Daten folgt nach Abschluss eines nicht mit einer Einstellung abschließenden Bewerbungsverfahrens grundsätzlich der in § 13 a Abs. 5 HSOG festgelegten Speicherdauer für die Unterlagen der Zuverlässigkeitsüberprüfung. Diese Speicherdauer wird auf die Unterlagen des gesamten Bewerbungsvorgangs übertragen.

Die Unterlagen werden demnach grundsätzlich bis zum Ende des auf den Abschluss des Bewerbungsverfahrens (durch bewerberseitige Absage oder durch rechtskräftigen Ablehnungsbescheid) folgenden Jahres gespeichert (Beispiel: rechtskräftige Ablehnung im August 2018, Bewerbungsunterlagen werden grundsätzlich bis Ende des Jahres 2019 aufbewahrt).

Auch nach der Vernichtung der Bewerbungsunterlagen bleiben noch folgende personenbezogene Daten (Kerndaten) bis zur Vollendung des 33. Lebensjahres (Einstellungshöchstalter) elektronisch gespeichert, um Sie bei einer erneuten Bewerbung ggf. als Wiederholerin bzw. Wiederholer zu identifizieren:
- Vorname, Name und Geburtsname
- Geschlecht
- Geburtsdatum und -ort
- Hauptwohnsitz (PLZ, Ort, Straße)
- Einverständniserklärung zur Aktenaufbewahrung
- Datum des ersten und ggf. zweiten Eignungsauswahlverfahrens
- Datum der Zusendung des (ggf. jeweiligen) Ablehnungsbescheids
- Wurde Widerspruch eingelegt (ja/nein)
- Ablaufdatum der Widerspruchsfrist
- Datum der Aktenvernichtung
- Datum des Einstellungshöchstalters
4.2 Speicherung personenbezogener Daten von eingestellten Bewerberinnen und Bewerbern
Bewerbungsunterlagen von Bewerberinnen und Bewerbern, die eingestellt werden, werden gemäß den Verwaltungsvorschriften zu §§ 86 ff. des Hessischen Beamtengesetzes (HBG) zu den Personalakten der Beamtinnen und Beamten genommen. Hierzu zählt auch die versiegelte Arzttasche, die nach der abgeschlossenen Einstellungsuntersuchung seitens des Polizeiärztlichen Dienstes an die Einstellungsbehörde zur Aufnahme in die Personalakte übergeben wird.
Die nicht zu den Personalakten zu nehmenden Unterlagen aus der papiergebundenen Bewerberakte und die über die unter Ziffer 4.1 aufgeführten Kerndaten hinausgehenden Daten aus der elektronischen Verarbeitung werden nach der Einstellung grundsätzlich vernichtet bzw. gelöscht.

Die Aufbewahrung von Kerndaten erfolgt gemäß den Regelungen unter Ziffer 4.1.

Darüber hinaus wird das Ergebnisblatt des bestandenen Eignungsauswahlverfahrens (Name und Geburtsdatum, Testdatum und -ergebnisse) an das Sachgebiet Personalauswahl im Zentralen Polizeipsychologischen Dienst übergeben und dort ausschließlich zum Zwecke der regelmäßigen Evaluation des Eignungsauswahlverfahrens gem. § 24 Hessisches Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG) archiviert. Die Daten werden unter Berücksichtigung des Zweckes zum frühesten möglichen Zeitpunkt anonymisiert. Die Vernichtung erfolgt spätestens vier Jahre nach der Einstellung.

Weiterhin werden auf eigenen Angaben der Bewerberin oder des Bewerbers beruhende und/oder im Rahmen der Zuverlässigkeitsüberprüfung gem. § 13 a HSOG gewonnene Erkenntnisse sowie die daraus resultierende Prüfung bzw. deren Dokumentation bei der für die o.a. Prüfung zuständigen Stelle gem. § 13 a Abs. 5 HSOG bis zum Ende des auf die Einstellung folgenden Jahres aufbewahrt.

Ferner werden im Falle ggf. zwischenzeitlich betriebener Widerspruchsverfahren wegen Ablehnung aufgrund festgestellter Polizeidienstuntauglichkeit gesundheitsbezogene Daten, der in diesem Zusammenhang geführte Schriftwechsel mit der Bewerberin oder dem Bewerber und dem Polizeiärztlichen Dienst sowie die daraus resultierende Prüfung bzw. Dokumentation bei der hierfür zuständigen Stelle bis zum Ende des auf die Einstellung folgenden Jahres aufbewahrt.
 
5. Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.
- Soweit Sie nach § 46 HDSIG in die Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 13a HSOG eingewilligt haben, werden die Daten dazu an das Hessische Landeskriminalamt sowie von dort ggf. an das für Ihren aktuellen Wohnsitz bzw. einen Wohnsitz innerhalb der letzten 10 Jahre örtlich zuständige Landeskriminalamt und das Landespolizeipräsidium zur Abfrage des Bundeszentralregisters und im Einzelfall ggf. auch an das hessische Landesamt für Verfassungsschutz weitergegeben.
- Ggf. werden zur Aktenanforderung im Rahmen der charakterlichen Eignungsprüfung personenbezogene Daten an Polizei- und Bußgeldbehörden, Staatsanwaltschaften und Gerichte weitergegeben.
- Bei erfolgreichem Abschluss des ersten Tages des Eignungsauswahlverfahrens werden personenbezogene Daten an den Polizeiärztlichen Dienst zur Erstellung der Arzttasche weitergegeben. Kurz vor dem Einstellungstermin erfolgt ferner die Mitteilung über den zugewiesenen Studienort zwecks Vorbereitung bzw. Durchführung der polizeiärztlichen Untersuchung am Einstellungstage.
- Sofern hinsichtlich des Ergebnisses der polizeiärztlichen Untersuchung Widerspruch eingelegt wird, erfolgt eine erneute Datenübergabe an den Polizeiärztlichen Dienst zur Bearbeitung des Widerspruchsverfahrens.
- Sofern schon vor dem Eignungsauswahlverfahren gesundheitsbezogene Daten eingereicht werden, erfolgt deren Weitergabe an den Polizeiärztlichen Dienst zum Zwecke einer Vorabprüfung bzw. zur Durchführung der Tauglichkeitsuntersuchung während des Eignungsauswahlverfahrens. Wird das Bewerbungsverfahren schon vor der polizeiärztlichen Prüfung beendet, erfolgen Aufbewahrung bzw. Vernichtung dieser Unterlagen gem. Ziffer 4.1.
- Sofern der kommunikative Testteil des Eignungsauswahlverfahrens erreicht wird, erfolgt zum Zwecke der Bewertung von Gruppenaufgabe und Einzelinterview die Weitergabe personenbezogener Daten an die Bewerterinnen und Bewerter, die als Angehörige der Behörden und Einrichtungen der hessischen Polizei bei der Durchführung dieses Testteils unterstützen.
- Sofern eine Bewerbung für die Sportfördergruppe vorliegt, erfolgt die Weitergabe personenbezogener Daten an den Beirat zur Spitzensportförderung in der hessischen Polizei sowie dessen Geschäftsstelle zur Beschlussfassung hinsichtlich der Aufnahme in die Sportfördergruppe.
- Eine sonstige Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c, Abs. 2 DSGVO i.V.m. § 22 Abs. 1 HDSIG an andere öffentliche Stellen, erfolgt an die Hessische Hochschule für Polizei und Verwaltung (HfPV) zum Zwecke der Immatrikulation und Einteilung in die Studiengruppen.
Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.
 
6. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht:
- gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO bzw. § 46 Abs. 3 HDSIG Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und Ihre Bewerbung nicht bearbeitet werden kann;
- gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
- gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
- gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht ein gesetzlicher Grund nach Art. 17 Abs. 2 DSGVO vorliegt;
- gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
- gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
- gemäß Art. 21 DSGVO aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten widersprechen. Allerdings können wir dem nicht immer nachkommen, z.B. wenn eine Rechtsvorschrift die Behörde zur Datenverarbeitung verpflichtet und
- gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Ort des mutmaßlichen Verstoßes wenden.
 
7. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärungen jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung/-en wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung/-en bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt; Art. 7 Abs. 3 DSGVO.
Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass ohne ihre Einwilligung keine Geeignetheitsüberprüfung (Zuverlässigkeits-/Gesundheitsüberprüfung) stattfinden kann und dann Ihre Bewerbung nicht berücksichtigt werden kann.
Möchten Sie von Ihrem Widerrufsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an eignungsauswahlzentrum@polizei.hessen.de. (Eine direkte Umsetzung Ihres Widerrufs ist bei Verwendung dieser E-Mail-Adresse möglich.)
Darüber hinaus können Sie die E-Mail zum Widerruf Ihrer datenschutzrechtlichen Einwilligung auch richten an: hpa@polizei.hessen.de. (Aufgrund des Postlaufs kann es bei der Umsetzung Ihres Widerrufs dann zu einem gewissen Zeitverzug kommen.)
 
Abbildung: Polizei Band